El director financiero en la encrucijada: digitalización y acompañamiento

¡Cuánto oímos decir aquello de “nada volverá a ser igual”! A menudo con ciertas dosis de retórica. Solo que a veces es cierto. Es evidente que, en estos años marcados por pandemias y crisis, están cambiando muchas cosas, y muy deprisa. Las empresas son uno de los escenarios donde más se están manifestando. Y dentro de ellas, los departamentos financieros han sido de los más afectados. Para ellos sin duda, nada volverá a ser igual.

Por un lado, las empresas ya no pueden crecer a cualquier precio, por lo que los directores financieros tienen la misión de evaluar las oportunidades de crecimiento ponderando el riesgo; por otro, necesitan acelerar sus procesos sin perder el control, por lo que necesitan mayor visibilidad para ser más ágiles. Además, hoy los inversores, los clientes y los empleados ya no sólo demandan, sino que exigen datos fiables y transparentes que acrediten que la empresa se está rigiendo por criterios y propósitos responsables. Y numerosos expertos coinciden en que nadie como el director financiero puede actuar como catalizador de esa información.

Sin embargo, entre ellos no cunde precisamente el optimismo. Un reciente estudio de Deloitte revela que el 84% de los directores financieros europeos considera que no es éste un buen momento para asumir riesgos en sus empresas debido al clima de incertidumbre en el que vivimos. Parece evidente que están en una encrucijada: tienen ante sí una oportunidad, pero necesitan ayuda para no sucumbir -empresarialmente hablando- en el intento.

La tecnología, y en particular la digitalización, aparece como uno de sus grandes aliados para dar el salto sin caer al abismo. El peligro es que nos quedemos en la teoría y en meras promesas. Según un reciente estudio realizado por IDG, el 68% de las empresas consultadas reconocen que su inversión en herramientas digitales no les ha procurado los resultados que esperaban. Y los departamentos financieros aparecen entre los más perjudicados. Se quejan de falta de agilidad y de la descoordinación de procesos y datos, al tiempo que padecen la persistencia de tareas manuales, así como la fragmentación y dispersión de la información por el hecho de trabajar con tecnologías que no se comunican entre sí. Y aluden principalmente a las etapas centrales del ciclo Order-to-cash como fuente de quebraderos de cabeza, concretamente a las que tienen que ver con la facturación y la gestión de cargos, reclamaciones e incidencias.

En efecto, la gestión de cargos es uno de los grandes lastres de estos departamentos, de sus profesionales, y por derivación, de las empresas. Básicamente, hablamos de descuadres financieros, esto es, cuando no cuadra lo facturado con lo cobrado. Ese desfase puede derivar en un agujero financiero que puede, según diversos estudios, representar hasta el 10% de la facturación total. Es un fenómeno que proviene del gran consumo, principalmente de la relación entre retailers y fabricantes, en la que entran en juego promociones, acuerdos comerciales, devoluciones… Pero se está extendiendo ya a otros sectores, como farma y automoción.

Una deficiente gestión de cargos, sin herramientas adecuadas, se traduce en márgenes pequeños, costes operacionales altos, tiempo malgastado… y frustración. Tanto de los clientes como de los equipos administrativos. Según el IOFM, un organismo americano especializado en finanzas empresariales, el 35% de los profesionales de este ámbito aseguran que el tiempo dedicado a resolver cargos es el principal obstáculo para mejorar su DSO (tiempo medio de cobro). Y un 24% de esas empresas reconoce que no ha automatizado ninguna de las etapas de esa gestión. O lo han intentado y han fracasado.

¿Por qué fracasa tan a menudo la digitalización de la gestión de cargos? Principalmente, porque los proyectos no se llevan a cabo pensando en el ciclo completo. Muy a menudo se aplican tecnologías nuevas sobre procesos antiguos, y se hace sin plantearse si los equipos están suficientemente preparados y formados para trabajar con esa tecnología en la que se está invirtiendo. Y muy importante: demasiadas veces se da una falta de acompañamiento por parte del proveedor tecnológico. Implantan la solución, dan una rápida sesión de formación… y adiós muy buenas.

Hablamos de uno de los procesos más difíciles de automatizar por su complejidad. Implica a muchos departamentos: financiero, comercial, marketing, servicio al cliente… Y no siempre se apoya en un documento. Cuando lo hay, no siempre es explícito ni fácil de leer hasta para el ojo humano. A partir del uso de tecnologías basadas en inteligencia artificial y machine learning, el objetivo debe ser reducir el tiempo de gestión, permitir visibilidad sobre el conjunto de los cargos con detalle, dotar de capacidad de intervención en tiempo real para corregir errores o anomalías y, en la medida de los posible, anticipar los cargos. Se trata de limitar lo más posible su impacto, esto es, el coste y el tiempo de gestión. De acuerdo con el estudio del IOFM, la automatización reduce más del 40% del tiempo requerido para gestionar los cargos.

En definitiva, los directores y profesionales de los departamentos financieros necesitan herramientas digitales que de verdad les ayuden a ser más eficientes, les faciliten entornos colaborativos y que los datos les lleguen en flujos de información en tiempo real. Pero, además, necesitan acompañamiento. Un proveedor que no sólo les forme, sino que esté con ellos, les ofrezca soporte y apoyo, y que aprenda a su vez de los nuevos problemas que surjan para buscar nuevas soluciones. En definitiva, para que la tecnología les ayude, tiene que ser avanzada y disruptiva, sí, pero también humana.

Como el tema da mucho de sí y sabemos que preocupa y ocupa a los directores financieros y a sus equipos, Esker va a participar en el Congreso Finance Meeting 2022, que se celebra el próximo 27 de septiembre en el estadio Civitas Metropolitano. En una mesa redonda, reuniremos a dos empresas, Damm y Lactalis, que compartirán su experiencia, tanto en lo que se refiere a los nuevos retos que afrontan los departamentos financieros como a los beneficios de una digitalización verdadera. Si quieres venir apúntate aquí.