Facturación electrónica, un billete sólo de ida

Hay caminos que son sólo de ida, lo bueno de ellos es que, una vez te acercas al destino, no merece la pena volver al punto de partida. La transición hacia la facturación electrónica se viene anunciando desde hace tiempo y va dando pasos firmes, espaciados pero seguros. Uno de sus hitos es la entrada en vigor y el desarrollo de la Ley Crea y Crece.

Desde 2015 ya era obligatoria en España la emisión de facturas electrónicas en procesos de contratación con la administración central y autonómica, a través de la plataforma FACe. Y desde 2018 lo es también para los subcontratistas de esas empresas que contratan con la Administración, para lo que se creó FACeB2B. Estaba cantado que iba a llegar al entorno puramente B2B, esto es, a los intercambios de facturas entre empresas privadas. De hecho, algunas ya lo hacen voluntariamente y en países como Italia es norma de uso común.

La Ley de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, entró en vigor el 19 de octubre de 2022 tras ser presentada por el Gobierno y superar los trámites parlamentarios. Su propósito es apoyar y agilizar la creación de empresas, así como acelerar la digitalización de sus procesos.

Además, esta ley introduce en España la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas privadas. No obstante, a pesar de estar ya en vigor, dicha obligatoriedad para empresarios y profesionales está pendiente del desarrollo reglamentario, un año a partir del cual empezará aplicarse para empresas y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros. Para el resto, el margen de adaptación será de dos años desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.

Por lo tanto, estiman los expertos y seguidores del desarrollo de la ley que, a partir de 2024, proveedores y clientes deberán empezar a intercambiar sus facturas a través de plataformas electrónicas. Y en 2025 ya lo haremos todos. Es lógico que todos los cambios normativos generen preguntas e incertidumbres. Pero en este caso, además, significa cambios en procesos y procedimientos, además de la necesaria adaptación tecnológica.

La buena noticia es que la tecnología ya está lista y hay muchos desarrollos en marcha. Tengamos en cuenta que, a partir de 2025, ya no habrá envíos de facturas en PDF sino comunicaciones entre sistemas y programas informáticos a través de plataformas privadas y públicas para los procesos de contratación. Independientemente de los formatos y formas de comunicarse que determinen los proveedores tecnológicos, lo que las empresas van a necesitar son soluciones tecnológicas integradas en su ERP que permitan la facturación en la nube. Y que les aseguren cumplir con los siguientes requisitos:

• Información sobre facturas y pago. Tanto el destinatario como el emisor deberán proporcionar información sobre los estados de factura, a fin de verificar la fecha de pago y obtener los períodos medios de pago.
• Interconexión e interoperabilidad gratuitas, que las soluciones y plataformas tecnológicas deberán garantizar. Además, se revelarán los detalles sobre requisitos a cumplir por empresas como Esker, relativos a formatos o lenguajes estandarizados aceptados, seguridad, control y estandarización de sistemas informáticos.
• Conformidad legal nacional e internacional. La reglamentación en cada país está sujeta a cambios, por lo que será fundamental estar preparados para asumirlos.

Y ya, en un ámbito más amplio, convendrá que las empresas miren más allá y contemplen la digitalización de otros procesos, como pueden ser los pedidos de compra o de venta. Al final, a lo que tanto los desarrollos normativos como las soluciones tecnológicas apuntan es a la digitalización de toda la cadena de aprovisionamiento de las empresas.

Y no habrá marcha atrás. Porque lo que encontrarán las empresas al final será, ante todo, una mejor forma de trabajar: productividad, ahorro de costes, mayor control, seguridad, digitalización y mayor responsabilidad social y medioambiental.

Para aclarar el panorama y resolver algunas de las dudas que sin duda ahora se plantean, Esker te invita a un webinar el próximo miércoles 24 de mayo, que esperamos sea suficientemente revelador. Puedes registrarte aquí Esker te presenta su propuesta para el nuevo contexto legal