Gestión de cobros: cinco claves para no ahogarse en los impagos

Cobrar es un derecho inalienable. No en vano, de eso vivimos la gran mayoría. Y, por supuesto, las empresas. Pero ya sabemos que no siempre es tan fácil. Máxime en tiempos convulsos. No hace falta decir que la gestión de cobros es una de las tareas administrativas y financieras fundamentales, ya que de ella depende, entre otras cosas, que haya dinero en la caja. Y no siempre se cobra directamente después de emitir la factura. Es por ello que estos departamentos han de acostumbrarse a utilizar términos como el PMP (Período Medio de Pago) -que también llamamos DSO, por sus siglas en inglés- o, mucho peor, el RMP (Retraso Medio de Pago), a fin de establecer sus previsiones. Esos términos, a veces, son causa de opresión, que a menudo termina ahogando a la empresa.

Lo preocupante es que el PMP -y, por consiguiente, el RMP- viene creciendo en España desde 2017. Así lo subraya el informe sobre “Comportamiento de pago de las empresas españolas”, elaborado por Informa D&B, que apunta que, en el primer trimestre de 2020, el PMP se situaba en España por encima de los 91 días, casi uno más que en el mismo período de 2019. Y el RMP se incrementaba hasta los 14 días, medio más en un año. La proporción de pagos puntuales bajaba por tercer trimestre consecutivo, y representaba sólo el 46,5% de los pagos. Teniendo en cuenta que, en el momento de realizarse este estudio, apenas se notaban aún los efectos de la Covid-19, si bien empezaban a manifestarse en los sectores de Hostelería y Transportes.

Otro informe, este de Crédito y Caución, establece que el 88% de las empresas españolas se han visto afectadas por la morosidad en los últimos 12 meses; el 31% han tenido que posponer los pagos con sus proveedores; y el 33% ha incrementado la frecuencia de sus reclamaciones de deuda sobre facturas pendientes. Confirma además esta fuente los 14 días de tiempo medio de retraso en los pagos.

La tesorería de la empresa es la gran afectada por estas demoras, pero no es este el único lastre. Además de falta de liquidez, la mala puntualidad en los pagos deriva también en una baja productividad, repercute en la relación entre clientes y proveedores y dificulta la visibilidad sobre el verdadero estado financiero de la compañía. Y afecta a más personas dentro de ella de lo que pensamos: al gestor de cobros, por supuesto; pero también a la dirección financiera, que ha de controlar el efectivo y el crédito; al responsable de riesgo, que ha de gestionar y supervisar los cobros; y al comercial, que es quien mantiene la relación con el cliente y se ve involucrado en la gestión de las disputas.

Por lo general, el trabajo de gestionar esos cobros suele ser más bien arduo. Datos incorrectos, llamadas en vano, búsqueda en el historial del cliente, registrar cada acción, actualizar los estados de facturas y notas, llamar al comercial… Y claro, todo de forma manual. Total, el 30% del tiempo de un gestor de cobros se va en tratar de organizar estas tareas, cuando podría haberlo dedicado a funciones de mucho más valor. Recurrir a cobradores del frac, osos morosos o técnicas disuasorias similares, no se antoja muy profesional. Contratar servicios más o menos drásticos, tampoco parece la mejor solución. No olvidemos que, a fin y al cabo, es un cliente. Y queremos hacer lo posible para mantenerlo.

CINCO CLAVES PARA MEJORAR LA GESTIÓN DEL COBRO

Esker propone cinco claves para mejorar los procesos de cobro, y mantener los flujos de caja preservando la relación con los clientes. Son estas:

1. Anticiparse. Básicamente, se trata de no dar motivos al cliente para que no nos pague. Ya desde la negociación, en la que se analiza la solvencia y se estipulan las condiciones de pago; el pedido, que refleja esas condiciones y requiere la correspondiente confirmación; la factura, con sus comprobaciones y términos legales; y el pre-cobro, donde el simple envío del estado de cuenta cinco o diez antes del vencimiento puede ahorrar no pocos disgustos.
2. Adaptar la estrategia de cobros. Es cuestión de ser pragmáticos y organizar debidamente todos los pasos a dar, las comunicaciones relativas al cobro de la factura, los niveles de interacción… Todo en tiempo y forma y distinguiendo, por ejemplo, si se trata de un cliente importante o de uno con potencial riesgo.
3. Organizarse. Será de gran ayuda automatizar en la medida de lo posible las tareas rutinarias -como los envíos de recordatorios-, priorizar las tareas en función de los clientes, mantener actualizado el estado del cliente y su histórico, y buscar las colaboraciones necesarias, por ejemplo, de un comercial. Todo ello, manteniendo la transparencia en el proceso y la accesibilidad a la información.
4. Ayudar al cliente. Nunca está de más comunicarse con él, facilitarle el acceso al estado de sus facturas y, cómo no, ponérselo fácil también a la hora de pagar: descuentos por pronto pago, posibilidad de pagar online, poner a su disposición un portal… todo lo que le haga sentirse a gusto, o le solucione la falta de tiempo o la carencia de recursos, porque a veces su problema no es otro que ese.
5. Observar. La visibilidad es una de las mejores formas de mejorar. Es recomendable dar un paso atrás para tomar perspectiva y ver mejor lo que realmente está ocurriendo. Establecer unos KPIs y monitorizarlos nos ayudará a ajustar la estrategia y detectar posibles puntos débiles, a fin de mejorar el proceso.

En otras palabras, estas cinco claves se pueden resumir en: previsión, flexibilidad, eficiencia, colaboración y visibilidad. A partir de estas premisas, Esker ha lanzado recientemente en España una solución para la Automatización de la Gestión de Cobros. Basada en la nube, se complementa con su solución de Automatización de Cuentas por Cobrar, y viene a dar respuesta a este desafío de las empresas, esto es, acelerar los ciclos de cobro de efectivo, preservar el flujo de caja y aumentar la competitividad. La automatización del proceso permite organizar mejor las tareas de cobro, centralizar la información de los clientes, mejorar la visibilidad del rendimiento y mayor colaboración con los miembros del equipo y los clientes.

Y, sobre todo, a lo que aspira esta solución, como todas las de automatización de Esker, es a mejorar la productividad de los equipos y la satisfacción de los clientes. Porque, más allá de índices estadísticos -que también son muy importantes- sobre las tendencias de pago y los estados de caja de las empresas, todos trab