La digitalización del ciclo de aprovisionamiento es imprescindible ante el aumento de fraudes

La gestión de riesgos es responsabilidad del Director Administrativo y Financiero y de la Dirección General. Incluye prevención contra fraudes internos o externos. Para protegerse, la empresa debe tener prácticas y estrategias organizativas eficaces para asegurar sus procesos.

Entre 2018 y 2020*, siete de cada diez empresas fueron víctimas de al menos un intento de fraude y ocho de cada diez temen un aumento de este riesgo. De acuerdo con un estudio de la PMcM (Plataforma Multisectorial Contra la Morosidad), el 70% de las compañías están observando plazos de pago más largos desde que comenzó la crisis del coronavirus a finales de marzo de 2020. Las repercusiones en el negocio pueden ser severas, de manera que la optimización de procesos orientados al control de riesgos se convierte en una prioridad para las empresas.

La gestión de riesgos y la prevención del fraude representan ahora una parte integral de la misión de los Departamentos Administrativos y Financieros. Es la consecuencia de la inestabilidad económica, el auge de la digitalización, el endurecimiento de las regulaciones y la lucha contra la corrupción.

Para protegerse contra ello, es necesario asegurar los procesos cuando afectan al flujo de caja de la empresa. Este es precisamente el caso del ciclo de aprovisionamiento (P2P), que abarca todas las operaciones e intercambios con proveedores, desde la creación de solicitudes de compra hasta el pago de facturas, incluida la gestión de proveedores. ¿Qué estrategia adoptar ante este aumento de fraudes y anomalías en los pagos?

1.- DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR

Dependiendo de los proveedores de servicios con los que trates, las empresas tienen la obligación legal de verificar cierta cantidad de información al crear registros de proveedores.

Este es, en particular, uno de los muchos aspectos de la ley Sapin II que regula la obligación de evaluar a terceros, evitando así muchos riesgos asociados con los proveedores. La digitalización del ciclo P2P facilita esta valoración. Permite comprobar la información de forma automática a través de un portal seguro en el que se invita a los proveedores a registrar sus documentos. La digitalización también permite extraer datos y cotejarlos para verificar su precisión. La empresa proyectará así la imagen de una organización responsable que toma todas las medidas necesarias para mitigar los riesgos de los proveedores.

2 - CONFIGURACIÓN DE PROCEDIMIENTOS SEGUROS

Las soluciones de automatización de ciclos P2P permiten modular el acceso a la información en función de los perfiles de usuario. A cada perfil se le asigna el derecho a realizar un conjunto de acciones en un entorno estrictamente seguro y configurado de acuerdo con las reglas internas de la empresa. Y dado que el ciclo P2P involucra a un gran número de departamentos y empleados diferentes dentro de la empresa, la segregac ón estricta de funciones es esencial. Ya sea que se esté en la fase de creación de registros de proveedores, pedidos o procesamiento de facturas, todos tienen acceso solo a la información que

necesitan para realizar sus tareas. La configuración de estas reglas y circuitos de aprobación permite orientar cada elemento al perfil correcto sin posibles errores.

3 – RASTREO DE TODAS LAS ACCIONES E INTERACCIONES

Las soluciones de digitalización de ciclos P2P permiten rastrear y registrar todas las acciones realizadas en un sistema. En el caso de una auditoría, la empresa debe ser capaz de encontrar todas las acciones que demuestren que ha seguido estrictamente los procedimientos que le fueron impuestos. También demuestra que ha respetado rigurosamente su deber de vigilancia con sus proveedores de servicios. Las acciones e interacciones de los empleados están documentadas: la empresa puede decir quién hizo qué y cuándo.

También se asegura de que el perfil correcto haya realizado las tareas que le fueron asignadas y que haya podido consultar los datos correctos en el momento preciso. Poder reportar toda esta información reduce el

riesgo de fraude, incluido el interno: el 47% de los fraudes identificados, que cuestan casi 100 millones de euros (o más), fueron cometidos... por los propios empleados.

4 - ACELERAR LA GESTIÓN DE FACTURAS

Pagar a los proveedores a tiempo requiere configurar un sistema automático de recepción y gestión de facturas. Se trata de comprobantes de pago electrónico, alertas en caso de anomalías, herramientas de reporting, indicadores de tramitación de facturas vigentes y herramientas de gestión colaborativa. La automatización de los pasos de procesamiento de facturas de proveedores puede acelerar los plazos, reduciendo así los retrasos en los pagos y evitando sanciones. Esta gestión más fluida tiene un impacto positivo en el flujo de caja y mejora las relaciones con los proveedores.

5 - REALIZAR CONCILIACIONES AUTOMÁTICAS

Como parte de la digitalización del ciclo P2P, la detección de anomalías también ayuda a prevenir el fraude. Esta verificación puede concretarse en una conciliación automatizada de documentos o información.

Por ejemplo, se alerta al usuario si el identificador bancario del proveedor presente en la factura no corresponde al ingresado en la base de datos de proveedores. En caso de alerta, el departamento de contabilidad podrá verificar directamente con el proveedor de servicios si este cambio en los datos bancarios es legítimo. Si se trata de un simple descuido y el nuevo no se ha verificado previamente, o si estamos ante un intento de fraude. Del mismo modo, es posible conciliar automáticamente las facturas con las líneas de pedidos o albaranes asociados, a fin de detectar cualquier discrepancia.

6 - CONFIGURAR INDICADORES Y HERRAMIENTAS DE MONITOREO DEL EFECTIVO

La automatización del ciclo P2P permite configurar indicadores y herramientas de medición con el fin de seguir en tiempo real y con una mayor visibilidad la evolución del flujo de caja, las previsiones asociadas, las variaciones de actividades y cualquier otro dato imprescindible para el desempeño del ciclo P2P. Los gerentes de los centros financieros, pero también los departamentos de compras y contabilidad de proveedores, pueden detectar cualquier disfunción que pueda dar lugar a retrasos en los pagos. De este modo, son capaces de proponer estrategias efectivas y también logran utilizar esta información para identificar y explotar las palancas que funcionan. Ejemplos de indicadores capaces de respaldar eficazmente el ciclo P2P: la cantidad de solicitudes de compra a validar vs. el presupuesto restante, el porcentaje de facturas vinculadas a pedidos, la medición del tiempo medio de tramitación de facturas, la tasa de excepciones en la tramitación de éstas, la tasa de sanción y el importe de las sanciones incurridas, etc.

Jesús Midón. Director general de Esker Ibérica.

Jesús Midón es economista de formación especializado en administración y dirección de empresa por IE Business school. Profesional con más de dos décadas de experiencia en el sector de las nuevas tecnologías en multinacionales como Stonesoft o Progress Software, ha ejercido a lo largo de su carrera diferentes funciones entre las que destaca la dirección de equipos. Emprendedor y visionario fundó la representación local de la asociación europea de empresas proveedoras de SaaS y Cloud Computing "Eurocloud" de la que ostentó el cargo de vicepresidente hasta el 2013. Tras más de una década al frente de la filial española de Esker, su objetivo es liderar a un equipo de más de 20 personas en España y hacer crecer a la filial, ayudando a las empresas en sus procesos de transformación digital.