Aplicaciones para fichar en el trabajo: la solución a los desafíos de control horario en el sector retail

Los minutos que una tienda permanece cerrada porque no está la plantilla completa pueden salirle muy caros a una empresa de retail. Por ese motivo, establecer medidas para que todos estén a la hora indicada en el sitio correcto es muy importante. 

Afortunadamente, los fichajes con maquinaria pesada o las planillas llenadas con papel y bolígrafo son algo del pasado. Ahora existen una multiplicidad de aplicaciones que permiten integrar el sistema de fichaje con otros software de control de personal, usando métodos nuevos para resolver problemas de larga data. 

A continuación repasaremos la información publicada por los expertos de Factorial para conocer algunas de las aplicaciones más eficientes para tener control de la plantilla y sus horarios.

Una cuestión legal

El uso de un servicio de fichaje usando herramientas digitales dejará de ser optativo en 2025. La nueva ley de Fichaje Digital Obligatorio se aplicará en todas las empresas y en casi todos los puestos, con algunas excepciones para altos cargos, artistas y deportistas profesionales. 

La nueva regulación reduce la jornada laboral a 38,5 horas semanales. Si la empresa no realiza el seguimiento de las horas de sus empleados de manera adecuada, recibirá sanciones que pueden variar entre 626 hasta 10.000 euros, dependiendo de la gravedad de dicha infracción, su reincidencia y otras denuncias.

Por ese motivo, lo ideal es que las empresas que tienen empleados en España ya vayan pensando en la posibilidad de instalar un sistema de conteo automático de horas, donde se pueda mostrar claramente el tiempo que las personas pasan dentro de las instalaciones de la empresa, para asegurarse que no supere el máximo previsto por la ley.

Las ventajas de usar aplicaciones para medir el tiempo

Para las empresas, estas aplicaciones ofrecen varias ventajas además del cumplimiento de la ley, como se ha dicho en los párrafos anteriores. Una de ellas es la gestión eficaz del tiempo, el control de las ausencias y otros parámetros que permiten medir de forma exacta el rendimiento de las personas.

Algunas de las mejores apps para controlar los horarios en retail

Afortunadamente, en el mercado de software hay varias aplicaciones de control horario, cada una con sus características y un precio por escalas, de acuerdo a la magnitud de la organización, la cantidad de empleados a gestionar y las medidas especiales que pueden necesitar.

Factorial

La aplicación de recursos humanos Factorial es una de las más conocidas por sus funcionalidades “all in one”, lo que resulta una solución integral para las empresas que la eligen.

En lo que se refiere al control horario, la interfaz es sumamente intuitiva. Haciendo un clic se inicia el período de trabajo y a través de otro botón se puede indicar las pausas. Tiene funciones de reconocimiento facial, gestor de ausencias para registrar bajas y un sistema mediante el cual los jefes de equipo pueden tener mayor autonomía para dar días libres a las personas bajo su cargo. 

Además de controlar los horarios de llegada y salida de los empleados, ayuda a identificar y automatizar procesos que se repiten, para reducir la carga administrativa y reducir errores, gestionar las nóminas y guardar documentación importante. 

Es decir, funciona como un gran centro de gestión y por eso se ha convertido en una herramienta imprescindible para el departamento de Recursos Humanos de las empresas que la aprovechan.

Hubstaff

Esta aplicación está diseñada para apoyar a equipos que trabajan de forma remota o en varias locaciones, ofreciendo funciones para seguimiento de tiempo y productividad. También permite la geolocalización, lo que facilita la supervisión y el control del personal. 

La app se integra con otras tantas plataformas de gestión de proyectos, como pueden ser Trello y Asana. Otro punto crítico es que, debido a su complejidad, podría resultar innecesaria para algunos usuarios.

Si la empresa tiene el foco puesto en asegurar la eficiencia mediante el monitoreo, esta herramienta podría ajustarse a esas necesidades. Sin embargo, su enfoque en monitorear la productividad y la geolocalización de los empleados puede considerarse algo intrusivo. Es decir, además de registrar los horarios de entrada y de salida, el software verifica el lugar físico donde se encuentran los empleados. 

Clockify

Clockify es una aplicación pensada especialmente para autónomos, startups y pequeñas empresas. Por eso, ofrece un plan gratuito básico que permite registrar los horarios de los empleados (o de uno mismo, para el caso de los freelancers), sin necesidad de inversión inicial. 

Esta herramienta de control horario es fácil de utilizar e incluye funciones como gestión de proyectos y reportes de horas trabajadas. Por ejemplo, se aplica un precio por hora trabajada y luego el empleado o freelancer puede marcar las horas trabajadas en cada uno de los proyectos asignados.

Incluso las personas que trabajan por cuenta propia pueden establecer bloques de trabajo y aprovechar la técnica pomodoro para mejorar su productividad con ayuda de sus funcionalidades. 

Elegir la que mejor se adapte a la empresa, una cuestión clave

Adoptar aplicaciones de control horario permite a las empresas del sector retail optimizar la gestión de personal, asegurarse de cumplir con la normativa legal en 2025 y mejorar la productividad. 

Con las opciones que hemos repasado en este artículo, es fácil identificar cuáles están mejor adaptadas a diferentes necesidades y tamaños de negocio. Cada una de estas herramientas facilitan el monitoreo eficaz y la toma de decisiones estratégicas en recursos humanos.