La gestión de cobros en tiempos de incertidumbre

Entrevista a Jorge Corona, director comercial para España y Portugal de Esker, compañía especializada en la digitalización de los intercambios de documentos entre proveedores y clientes basada en tecnologías inteligentes (IA, RPA) propias.

En un período tan crítico como el que estamos atravesando con la Covid-19, supongo que una actividad tan sensible como la gestión de cobros ha ganado aún más importancia, ¿verdad?

Completamente. En la situación actual, la presión sobre el cobro de facturas no ha hecho más que incrementarse, con el aumento de la complejidad que nos impone el teletrabajo. El proceso de cobro es algo complejo que requiere de la participación de diferentes actores de la compañía para hacerlo de forma correcta, (el gestor de cobro, la dirección financiera, el responsable de riesgo, el comercial…) por lo que es imprescindible un proceso digitalizado y una comunicación fluida para hacerla eficiente.

En el caso de las empresas del sector de alimentación/gran consumo, qué peculiaridades tienen los procesos de gestión de cobros? ¿Cómo se están viendo afectados en esta época?

Si ponemos el foco en este sector, es obvio que, en un país basado en el turismo y los servicios asociados, el canal horeca es fundamental en todo este motor y no debemos olvidar que ha estado cerrado durante dos meses. Las empresas dedicadas al consumo han tenido que afrontar dos factores: el aumento de la demanda por parte de los grandes retailers y la desaparición de la demanda del canal horeca. En algunos casos han resultado vasos comunicantes y, aunque el esfuerzo ha sido grande, el resultado ha sido positivo en cuestión de números, pero en otros casos ha habido una pérdida de demanda, unido todo ello al problema de los impagos, por culpa de la falta de ingresos que todo el sector ha sufrido por el cierre. Obviamente no es el mejor escenario.

¿Qué sobrecostes puede suponer para las empresas gestionar los cobros y los impagos? ¿Tenéis cuantificado este problema?

Según estadísticas pre Covid, obviamente ahora no son mejores. El 30% de las facturas no se paga en tiempo, y tiene retrasos de 14 días de media. Esto es sencillo: si no tienes el dinero en tu cuenta, te tienes que financiar para pagar tus propias cuentas, por lo que el primer coste sería directo, por culpa de la financiación. Hay otros costes más complejos de calcular, pero que están directamente ligados con la gestión del cobro. Si tienes que dedicar tiempo todos los meses a ver quién te paga y quién no y ver cómo acelerar este pago por medio del seguimiento de las cuentas, estos son recursos que inviertes en este proceso y que no aplicas a otros.

En España tradicionalmente ha habido un problema de retrasos en los pagos. Para mejorar la gestión de cobros, hay que reducir los impagos pero también es fundamental disminuir el DSO (los días que tarda una empresa en hacer efectivo el cobro tras una venta). ¿Cómo se puede mejorar este parámetro?

El problema ya lo apuntábamos en preguntas anteriores. La persecución de la deuda tiene varios factores fundamentales para la mejora del tiempo de pago, pero uno de ellos es la visibilidad y la participación de todos los actores implicados en el proceso de una forma efectiva. Según las estadísticas, el 30% del tiempo que usa alguien en este proceso se dedica a organizar las tareas, es decir, saber a quién llamar o el email adecuado, qué nivel de agresividad que debes usar en tus comunicados en función del cliente y su perfil, etc.

¿Qué ventajas ofrece la solución de gestión de cobros de Esker?

La principal es la visibilidad del proceso y la organización de las tareas en el “To Do” diario del gestor de cobros, que como ya hemos visto suele requerir de un tiempo excesivo solo en la gestión de las tareas. Otro punto importante es la accesibilidad de todo el equipo, gracias a que el servicio está en el Cloud y es accesible tanto desde la oficina como desde cualquier lugar remoto en el que tengamos que trabajar. Nuestras soluciones permiten agilizar el proceso completo del order-to-cash, desde que entra el pedido hasta el cobro de la factura.

Hace unos días celebrasteis un interesante webinar sobre las cinco claves para optimizar la gestión de cobros. ¿Podrías enumerar esas claves para aquellos que no pudieran asistir?

Son cinco puntos importantes:

1. Anticípate: Tienes que anticiparte a la problemática. Desde el mismo momento en el que el comercial está firmando ya tienes que saber cuándo te va a pagar, en qué tiempos o quién es la persona responsable de los pagos.
2. Adapta tu estrategia: Tienes que adaptar tu estrategia al cliente, al momento y a las circunstancias. Necesitas una herramienta que te ayude con esto.
3. Organízate: Necesitas una herramienta que automatizar en la medida de lo posible las tareas rutinarias, como los envíos de recordatorios. Una herramienta que te muestre tu lista de tareas diarias de una manera sencilla y ágil.
4. Ayuda al cliente: Comunicarse con él, facilitarle el acceso al estado de sus facturas y, cómo no, ponérselo fácil también a la hora de pagar: descuentos por pronto pago, posibilidad de pagar online, poner a su disposición un portal… todo lo que le haga sentirse a gusto, o le solucione la falta de tiempo o la carencia de recursos, porque a veces su problema no es otro que ese.
5. Observa: La visibilidad es una de las mejores formas de mejorar. Establecer unos KPIs y monitorizarlos nos ayudará a ajustar la estrategia y detectar posibles puntos débiles, a fin de mejorar el proceso