¿Tu empresa cumple con la norma de protección de datos?

El pasado mes de mayo ha entrado en vigor el nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD), que actualiza la defensa de la información personal a los tiempos de Internet y las redes sociales. Un informe de la consultora Comunica más por menos, desvela que aunque el 85% de los directivos de las empresas españolas encuestadas asegura que cumple con la nueva normativa, el 78% confiesa que todavía tienen dudas sobre cómo aplicarla, qué datos tienen que proteger y qué medidas de seguridad implementar.

Además, el estudio indica que el 92% se queja de "desconocimiento" y considera que el nuevo reglamento es demasiado complejo e incomprensible para que su cumplimiento absoluto sea posible.

Los ciudadanos deben dar su aceptación expresa para que cualquier compañía pueda procesar y almacenar su información privada. En la práctica, según este análisis, eso se ha concretado en una oleada de emails pidiendo la confirmación de la autorización para mantener los contactos de los clientes. Ante la falta de respuesta de muchos, algunas empresas han optado por volver a enviar los correos, lo que ha producido momentos de saturación.

En el caso de que la empresa no tenga relación con alguien, pero sí tiene su correo y quiere enviarle información comercial, deberá enviarle una comunicación sin contenidos publicitarios para pedirle su autorización.

En la primera fase de adaptación, se deberían identificar los datos personales que maneja la empresa, crear un inventario e identificar los sistemas donde se recopilan y almacenan. A continuación, habría que hacer una labor de administración, donde la empresa defina su política de privacidad. El tercer paso pasaría por la protección. Se deben establecer mecanismos para prevenir, detectar y responder ante violaciones de la información. Por último, las organizaciones deberán mostrar mayor transparencia en la forma en que controlan los datos personales.

EL 'GUARDIÁN'

El fenómeno del Big Data cobra cada vez más importancia en los planes estratégicos de las compañías. En este contexto, el informe recuerda la figura del Delegado de Protección de Datos o 'guardián', responsable de gestionar todos los datos que posee la empresa. Esta figura está cada vez más implantada en las grandes empresas, aunque todavía no en las pymes. Así, en el 76% de los casos se recurre a la subcontratación de un experto jurídico que trabaje con un trabajador de la organización en plantilla, ya que se valora tanto el conocimiento del negocio como de la ley.

Además, el 90% de los encuestados ve "exagerado" el importe de la sanción por incumplimiento del reglamento y piensa que debería modularse en función del asunto y de la propia capacidad de la empresa. Y es que las organizaciones que no cumplan con la norma se exponen a multas de hasta el 4% de su facturación anual o a 20 millones de euros para los casos más graves.

Los datos a proteger serán tanto de empleados como de clientes o proveedores externos, ya sea desde la entrevista de trabajo o en el transcurso de una gestión empresarial. La asunción del reglamento supone un paso decisivo en la transformación digital de las empresas y las administraciones, ya que todas se van a ver afectadas.

"El nuevo reglamento supone un cambio cultural que las empresas tienen que concebir como imprescindible, ya que los datos bien utilizados generan riqueza y la tecnología ayuda a gestionarla. Si algo ha confirmado el escándalo de Cambridge Analytica y Facebook es que los datos son un material de incalculable valor, tanto para partidos políticos como para empresas. No sólo hemos de adaptarnos en cumplir la normativa, sino ver las ventajas competitivas de este reto", apunta Miguel Zorío, presidente de Comunica más por menos.