Productividad en almacenes

El concepto de productividad está claramente asociado a lo que la empresa es capaz de producir con una unidad monetaria de coste. En otras palabras, es la medida de lo que cunden los costes. Su inverso es el coste de producir una unidad en perfecto estado para su venta.

Los políticos no se cansan de repetir que hay que aumentar la productividad para que el país sea más competitivo y vaya mejor. Debe ser cierto lo que dicen, pues estamos siendo invadidos por multitud de productos que se fabrican en Extremo Oriente, los cuales se venden cada vez más baratos. Muchas de las grandes marcas han trasladado su producción a esos países en busca de productividad, es decir, competitividad.

Se puede considerar la productividad en el conjunto de la empresa, pero también en todos y cada uno de sus departamentos. Todo el mundo la asocia al departamento de producción, pero, aunque parezca extraño, ya se habla de productividad en los departamentos de administración, informática, recursos humanos ...... e incluso en el almacén.

El almacén bien podría asimilarse a una fábrica de automóviles en la que no salen dos vehículos consecutivos idénticos de la línea de montaje. El almacén es una fábrica de pedidos; rara vez se preparan dos pedidos iguales. Por el muelle salen pedidos, líneas de pedido, unidades, cajas, bultos preparados, etc. Si en un departamento de producción se puede medir la productividad, en un almacén también.

Una forma sencilla de calcular la productividad en un almacén, en un periodo de tiempo, es dividir el número de unidades correctamente expedidas, ya sean pedidos, unidades, cajas, kgs, bultos, etc (cada almacén elige la que más le conviene) en ese periodo entre los costes totales.

Productividad= Unidades/Coste= (Unidades/Horas productivas)/(Coste/Horas productivas)= Eficiencia/Coste horario de los recursos

Mediante el pequeño truco matemático que se muestra (dividir numerador y denominador de la fracción por las horas productivas del periodo) se puede concluir que la productividad es el cociente de dos ratios: la eficiencia operativa y el coste horario de los recursos. Son los que dan pistas para aumentar la productividad, o lo que es lo mismo, reducir el coste de la unidad producida.

El coste horario de los recursos se obtiene dividiendo los costes totales del almacén entre las horas productivas de un periodo de tiempo. Representa todo lo que cuesta una hora de trabajo dedicada a la producción. Además de los salarios, incluye todos los demás costes que intervienen para obtener una unidad de producto terminado: edificios y su mantenimiento, maquinaria e instalaciones, embalajes, supervisión operativa, informática, administración, recursos humanos, etc. Idealmente, las horas productivas deberían ser las pagadas, pero son menos, puesto que hay absentismo y se realizan actividades que no son necesarias para preparar pedidos.

La gestión del coste de los recursos trata de conseguir disponer del máximo de horas productivas con el mínimo coste, tanto fijo como variable. En la actividad diaria, los costes fijos raramente se pueden modificar; la gestión del coste queda limitada a la de los costes variables, y particularmente a la de la mano de obra directa. Las horas productivas aumentan con la rebaja de tiempos improductivos dentro del tiempo total de trabajo disponible; se trata de gestionar desde otro prisma la mano de obra directa.

La eficiencia operativa se calcula dividiendo las unidades producidas en un tiempo dado por las horas empleadas. Mide la velocidad con la que se forman las unidades. Habitualmente se confunde con la productividad. La ganancia de eficiencia suele ir asociada a la determinación de objetivos de producción y a la consecución de incentivos. La clave para aumentar la eficiencia radica en la mejora de los procesos operativos.

Del ratio planteado se deduce que el aumento de la productividad se puede conseguir con la ganancia de eficiencia. Pero no es la única manera; no hay que olvidar que la gestión de los costes juega también un papel muy importante.

La sencillez del cálculo de la eficiencia indicado contrasta con los valores que arroja. Los cambios continuos en los productos, en los patrones de demanda, en la época del año y en la situación económica dan como resultado valores de eficiencia que oscilan fuertemente de un mes a otro y que resultan difíciles de explicar objetivamente. Se dan muchas situaciones en las que una pérdida de eficiencia sobre el papel oculta una ganancia real. Esto significa que hay algo más que influye en el resultado y que es preciso conocer.

El examen de la evolución de esta eficiencia muestra muy a menudo que es positiva en momentos de mucha actividad y empeora en épocas de poca actividad, lo cual resulta lógico. Sin embargo, aunque resulte paradójico, en más de una ocasión se ha podido demostrar que realmente se ha sido más eficiente en épocas adversas que en épocas favorables.

Para resolver estas situaciones existen procedimientos que, a partir de un volumen mínimo de actividad, ponen de manifiesto de forma objetiva la evolución de la eficiencia en el tiempo, con independencia del nivel de actividad. También muestran que, si el proceso productivo se ejecuta de la misma manera, la eficiencia no debe variar, cosa lógica a todas luces. No se abordan aquí porque entrañan mayor grado de complejidad, pero sí sus consecuencias.

De lo anterior se puede intuir que estos procedimientos abren la puerta a nuevas formas de gestión de la eficiencia que, indirectamente, llevan a la mejora de la productividad. Aportan ventajas tales como:

- Su aplicación permite construir sistemas de incentivos más justos para toda la plantilla.

- Facilitan la definición de objetivos alcanzables en un plazo de tiempo razonable.

- Los responsables conocen de primera mano los resultados de su labor.

- Pronostican el límite de la eficiencia con las actuales condiciones de trabajo.

- Visualizan de inmediato el resultado de cualquier cambio en los procesos y tomar la decisión de implantarlo o descartarlo.

- Ayudan a reaccionar con rapidez ante la pérdida de eficiencias ya consolidadas.

- Animan a poner en práctica todo un caudal de ideas de fácil ejecución que apenas requieren inversión.

- Fomentan la superación de los objetivos; estar por delante de los competidores da tranquilidad en el futuro.

Esto conduce a pensar que son la base para conocer los resultados de los esfuerzos que se hacen en pos de la mejora continua.

Ponerlos en marcha precisa del compromiso y seguimiento de la dirección, así como de la formación de los responsables operativos en la utilización de herramientas novedosas que amplían sus posibilidades de gestión.

Los resultados que su implantación ha proporcionado en la práctica se traducen en reducciones de mano de obra directa comprendidas entre el 10 y el 20 % o más, en cortos plazos de tiempo, con bajos niveles de inversión y sin merma en la calidad de lo producido. Además, han puesto de manifiesto la verdadera valía de los gestores en su puesto de trabajo.

La mayoría de los almacenes han enfocado la mejora de la productividad hacia la gestión del coste de los recursos. Durante unos años esta estrategia ha dado resultado y les ha permitido sobrevivir. Sin embargo, han perdido magníficas oportunidades de mejorar su posición competitiva.

Algunos expertos opinan que esta forma de gestión está agotada. Se ha presionado tanto en reducir el coste de los recursos, que se corre el peligro de no disponer de ellos. La mejora de la productividad pasa por potenciar e incrementar la eficiencia operativa conseguida; un camino desconocido para algunos y abandonado por otros.

La implantación de nuevos procedimientos de medida de la eficiencia, unidos a un mayor control de los resultados y una formación adecuada de los gestores, facilitará, sin duda, una ganancia notable en la productividad, y sentará las bases para progresar en la mejora continua. Los resultados serán palpables si van acompañados de medidas que afecten a los costes, las horas productivas o las unidades producidas. En este terreno no hay soluciones mágicas que valgan para todo; cada almacén tiene que encontrar sus propios procedimientos de medida y sus propias soluciones.